Añadir usuarios y configurar roles en WordPress: todo lo que necesitas saber

Probablemente varias personas trabajarán en tu web. Por eso WordPress permite añadir varios usuarios y ofrece dos formas de registrarlos. En este artículo te explicamos ambas opciones de forma clara. También verás por qué es importante asignar correctamente los roles y permisos de usuario.

Roles de usuario y sus permisos

Antes de ver cómo añadir nuevos usuarios, conviene conocer los roles de usuario. WordPress tiene varios roles predeterminados que determinan los permisos y el nivel de acceso de cada usuario. Conocerlos es importante para gestionar bien el acceso y la seguridad de tu web.

Veamos los distintos niveles de usuario y los permisos que puedes asignar en WordPress.

• Administrador - Tiene permisos ilimitados para gestionar toda la web, como instalar temas y plugins o editar contenido y ajustes. Es el rol más alto.
• Editor - Puede gestionar todo el contenido de la web: escribir, editar y publicar entradas, páginas y archivos multimedia. Pero no puede cambiar los ajustes ni instalar temas o plugins.
• Autor - Puede escribir, editar y publicar sus propias entradas, pero no puede editar el contenido de otros usuarios.
• Colaborador - Solo puede escribir y editar sus entradas, pero no publicarlas. Sus entradas deben ser aprobadas por un editor o administrador.
• Suscriptor - Tiene los permisos más bajos. Solo puede leer el contenido, actualizar su perfil y, en su caso, dejar comentarios.

Roles de usuario de WooCommerce

Si usas el complemento WooCommerce para tiendas online, en WordPress encontrarás además estos roles.

• Cliente - Este rol se asigna automáticamente al nuevo usuario creado al completar un pedido. Es similar al rol básico de Suscriptor.
• Gestor de la tienda - Da al usuario acceso a la tienda WooCommerce (crear y editar productos, acceder a analíticas, etc.).

Importancia de los roles de usuario en WordPress:

Control de acceso - Permite limitar lo que pueden hacer los distintos usuarios en la web, como añadir/editar contenido o cambiar ajustes. Esto mejora la seguridad y la organización.
Reparto de tareas - Los distintos roles (autor, editor, colaborador) permiten asignar tareas concretas a cada miembro del equipo según sus responsabilidades.
Jerarquía de aprobación - El contenido de los roles inferiores (colaboradores) debe ser aprobado por roles superiores (editores) antes de publicarse. Así se mantiene la coherencia y la calidad.

Permisos de los roles

Puedes cambiar los permisos (capabilities) de cada rol con el plugin User Role Editor. Con él puedes modificar los permisos de los roles existentes y crear roles nuevos. La versión gratuita incluye solo estas funciones básicas. La versión de pago añade soporte y funciones avanzadas, como integración con plugins como WooCommerce, Membership y otros, o exportar e importar roles entre webs de WordPress.

Cómo añadir un usuario nuevo

Primero veremos cómo añadir manualmente un nuevo usuario en WordPress.

Añadir un usuario nuevo manualmente

1. Accede al escritorio de WordPress
2. En la barra lateral izquierda, elige Usuarios → Añadir nuevo usuario.

1. Rellena los campos obligatorios: Nombre de usuario y correo electrónico.
2. Conviene rellenar Nombre y Apellidos, por ejemplo, si el nuevo usuario va a escribir artículos del blog y en tu web se muestran los nombres de los autores.
3. Si no defines una contraseña para el usuario, WordPress la genera automáticamente. El nuevo usuario puede cambiarla en cualquier momento desde su perfil.
4. Marca la casilla Enviar al nuevo usuario un correo electrónico sobre su cuenta. Se enviará una invitación a WordPress al correo indicado, pidiendo al usuario que establezca una contraseña. Después podrá acceder directamente al escritorio desde la página de acceso de WordPress.
5. Asigna al usuario un rol y el nivel de permisos correspondiente. Por defecto se asigna el nivel más bajo: suscriptor.
6. Haz clic en el botón Añadir nuevo usuario.

Añadir un usuario nuevo mediante el formulario de registro

Para que un nuevo usuario pueda registrarse por sí mismo, debes activar esta función en el escritorio de WordPress así:

1. En la barra lateral izquierda, elige Ajustes → Generales

1. En la fila Miembros marca la opción Cualquiera puede registrarse
2. Elige el rol predeterminado de los nuevos usuarios.

1. Haz clic en Guardar cambios.

Cómo se registra un usuario

Cuando el administrador de WordPress permite el registro de nuevos miembros, estos (usuarios) pueden registrarse así:

1. El usuario hace clic en Registrarse en tu web y se le redirige al formulario de registro. Si en la web de WordPress no hay un enlace visible al registro, el nuevo miembro puede registrarse usando la dirección directa de la página de registro. La URL de registro estándar en WordPress es: tu-dominio.es/wp-login.php?action=register. Sustituye tu-dominio.es por la dirección de tu web, p. ej.: wpdescuentos.es/wp-login.php?action=register.

1. En el formulario de registro, el usuario introduce su Nombre de usuario y su correo electrónico.
2. Después confirma el registro haciendo clic en Registrarse. Cuando el administrador aprueba la solicitud, el nuevo usuario recibe un correo sobre la activación de su cuenta y los permisos/rol asignados.

AVISO: El registro abierto conlleva ciertos riesgos de seguridad. Si solo vas a crear unos pocos usuarios, hazlo manualmente y deja el registro desactivado.

Conclusión

Unos roles y permisos de usuario bien configurados en WordPress mejoran la seguridad, la eficiencia, la claridad y el control sobre tu web. Son un elemento clave para cualquier web con varios usuarios.